Webinaari-palvelun tietosuojaseloste
Päivitetty 1.9.2026.
1. Rekisterinpitäjä ja palveluntarjoaja
Webinaari-palvelun palveluntarjoaja on Imagokuva avoin yhtiö (Y-tunnus 2006390-6), Ohrahuhdantie 2 B, 00680 Helsinki.
Tapahtuman järjestäjä toimii yleensä rekisterinpitäjänä tapahtuman osallistujien rekisteröinti-, osallistumis- ja vuorovaikutustietojen osalta. Imagokuva käsittelee tällöin henkilötietoja tapahtumajärjestäjän lukuun henkilötietojen käsittelijänä.
Tapahtumajärjestäjä määrittää osallistujatietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet sekä vastaa osallistujille annettavista tapahtumakohtaisista tietosuojatiedoista.
Järjestäjän lukuun tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä sovitaan tarvittaessa erillisellä henkilötietojen käsittelysopimuksella.
Imagokuva toimii rekisterinpitäjänä niiden henkilötietojen osalta, joita se käsittelee omiin tarkoituksiinsa esimerkiksi asiakassuhteiden, käyttäjätilien, palvelun ylläpidon, tietoturvan, väärinkäytösten ehkäisemisen ja yhteydenottojen hoitamiseksi.
2. Käsiteltävät henkilötiedot
Webinaari-palvelussa voidaan käsitellä muun muassa seuraavia henkilötietoja:
- nimi
- sähköpostiosoite
- organisaatio
- tapahtumajärjestäjän määrittämien ilmoittautumiskenttien tiedot
- markkinointi- ja tietosuojavalinnat
- henkilökohtaiset osallistumis- ja kirjautumistunnisteet
- osallistumisajat ja tapahtuman käyttöä koskevat tiedot
- palvelun turvallisuuden ja teknisen toiminnan kannalta tarpeelliset IP-, selain-, laite- ja lokitiedot
- käyttäjän chat- ja Q&A-viestit
- äänestys- ja kyselyvastaukset.
Palvelun ylläpito- ja organisaatiokäyttäjistä voidaan lisäksi käsitellä käyttäjätili-, rooli-, organisaatio- ja käyttöoikeustietoja.
Käsiteltävien tietojen tarkka sisältö riippuu tapahtumajärjestäjän määrittämistä asetuksista ja käytössä olevista palvelun ominaisuuksista.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Tapahtumajärjestäjän lukuun käsiteltäviä henkilötietoja voidaan käyttää muun muassa:
- tapahtumaan rekisteröitymiseen ja osallistumiseen
- henkilökohtaisten osallistumislinkkien ja käyttöoikeuksien toteuttamiseen
- tapahtumaa koskevien viestien ja muistutusten lähettämiseen
- chat-, Q&A-, kysely- ja äänestystoimintoihin
- osallistumisen ja tapahtuman käytön raportointiin
- tapahtuman tekniseen toteuttamiseen
- väärinkäytösten ja tietoturvauhkien ehkäisemiseen.
Tapahtumajärjestäjä määrittää rekisterinpitäjänä oman henkilötietojen käsittelynsä tarkoitukset ja oikeusperusteet.
Imagokuvan omassa rekisterinpitäjän roolissa tapahtuva henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen sopimuksen täytäntöönpanoon tai sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin, lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen tai Imagokuvan oikeutettuun etuun ylläpitää, suojata ja kehittää palvelua, hoitaa asiakassuhteita sekä ehkäistä väärinkäytöksiä.
Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
4. Henkilötietojen lähteet
Henkilötietoja saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään tämän rekisteröityessä tapahtumaan, käyttäessä palvelua, luodessa käyttäjätilin tai ottaessa yhteyttä Imagokuvaan.
Tapahtumajärjestäjä voi myös tuoda Webinaari-palveluun osallistujatietoja omista järjestelmistään tai muista lähteistä. Tapahtumajärjestäjä vastaa siitä, että sillä on oikeus tällaisten tietojen käsittelyyn ja siirtämiseen Webinaari-palveluun.
Palvelun käytön yhteydessä syntyy lisäksi teknisiä tietoja, jotka ovat tarpeen palvelun toiminnan, turvallisuuden ja käyttöoikeuksien toteuttamiseksi.
5. Henkilötietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat
Henkilötietoja käsittelevät tehtäviensä ja käyttöoikeuksiensa mukaisesti tapahtumajärjestäjän valtuuttamat käyttäjät sekä Imagokuvan palvelun ylläpito.
Imagokuva voi käyttää palvelun toteuttamisessa teknisiä palveluntarjoajia ja alihankkijoita. Näihin voi kuulua esimerkiksi Cloudflare infrastruktuurin, tietokantojen, tiedostojen, sähköpostipalvelujen, tietoturvan ja videopalvelujen toteuttajana sekä Vimeo silloin, kun tapahtumassa käytetään Vimeo-videopalvelua.
Palveluntarjoajille luovutetaan tai annetaan pääsy henkilötietoihin vain siinä laajuudessa kuin se on palvelun toteuttamisen kannalta tarpeellista.
Imagokuva voi lisäksi luovuttaa tietoja viranomaiselle tai muulle taholle silloin, kun siihen on lakiin perustuva velvollisuus.
6. Henkilötietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Webinaari-palvelun toteuttamisessa käytettävät palveluntarjoajat voivat käsitellä henkilötietoja myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolella.
Jos henkilötietoja siirretään EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, siirrossa käytetään sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaista siirtoperustetta, kuten Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä tai Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita.
7. Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden käsittelyn tarkoitus, tapahtuman toteuttaminen, asiakassuhde, palvelun turvallisuus tai lakisääteiset velvoitteet sitä edellyttävät.
Tapahtumajärjestäjä määrittää rekisterinpitäjänä oman osallistuja-aineistonsa säilytysajat palvelun tarjoamien mahdollisuuksien puitteissa.
Imagokuvan omassa rekisterinpitäjän roolissa käsittelemiä asiakas- ja käyttäjätietoja säilytetään asiakas- tai käyttäjäsuhteen ajan ja tämän jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen sopimukseen, lakisääteisiin velvoitteisiin tai perusteltujen oikeusvaateiden käsittelyyn liittyvien tarpeiden vuoksi.
Teknisiä loki- ja tietoturvatietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun turvallisuuden, häiriötilanteiden selvittämisen ja väärinkäytösten ehkäisemisen kannalta tarpeellista.
Tietojen poistaminen varmuuskopioista voi tapahtua viiveellä normaalin varmuuskopioiden kierron mukaisesti. Varmuuskopioituja tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:
- saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin
- pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
- pyytää henkilötietojen poistamista silloin, kun poistamiselle on lain mukaiset perusteet
- pyytää käsittelyn rajoittamista
- vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella
- saada soveltuvin osin itse toimittamansa tiedot siirretyksi järjestelmästä toiseen
- peruuttaa suostumuksensa silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen.
Tapahtuman osallistujatietoja koskevat pyynnöt tulee ensisijaisesti osoittaa kyseisen tapahtuman järjestäjälle, joka toimii näiden tietojen rekisterinpitäjänä. Imagokuva avustaa tapahtumajärjestäjää rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisessa sovellettavan lainsäädännön ja osapuolten välisen sopimuksen mukaisesti.
Imagokuvan rekisterinpitäjänä käsittelemiä tietoja koskevat pyynnöt voi toimittaa palvelussa tai Imagokuvan verkkosivuilla ilmoitettuun yhteystietoon.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.
9. Tietoturva
Imagokuva toteuttaa henkilötietojen suojaamiseksi asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä ottaen huomioon käsittelyn luonteen, käytettävän teknologian ja käsittelyyn liittyvät riskit.
Pääsy henkilötietoihin rajataan henkilöihin, joiden tehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä. Palvelussa käytetään teknisiä suojaus- ja käyttöoikeusratkaisuja tietojen luvattoman käytön, muuttamisen, häviämisen ja muun väärinkäytön ehkäisemiseksi.
Täydellistä tietoturvaa ei voida taata missään verkkopalvelussa.
10. Automaattinen päätöksenteko ja analytiikka
Webinaari-palvelu ei tee osallistujia koskevia päätöksiä yksinomaan automatisoidun henkilötietojen käsittelyn perusteella siten, että päätöksillä olisi osallistujaa koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
Palvelun julkisilla sivuilla voidaan käyttää evästeetöntä Umami-käyttöanalytiikkaa palvelun käytön ja toimivuuden arviointiin. Käytössä olevasta analytiikasta ja selaimeen tallennettavista tiedoista kerrotaan tarkemmin palvelun evästekuvauksessa.
11. Demopyyntölomake
Imagokuva toimii rekisterinpitäjänä Webinaari-palvelun demopyyntölomakkeella kerättävien henkilötietojen osalta.
Lomakkeella voidaan käsitellä nimeä, työsähköpostiosoitetta, organisaatiota, vapaamuotoista viestiä ja valinnaista puhelinnumeroa.
Tietoja käytetään demopyynnön käsittelyyn, yhteydenottoon, palvelun esittelyn järjestämiseen ja mahdollisen asiakassuhteen valmisteluun.
Käsittely perustuu tilanteesta riippuen rekisteröidyn pyynnöstä toteutettaviin sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin tai Imagokuvan oikeutettuun etuun käsitellä palvelua koskevia yhteydenottoja ja kehittää asiakassuhteita.
Lomakkeen roskapostisuojaus käyttää Cloudflare Turnstilea, jonka varmennus tarkistetaan palvelimella.
Demopyyntö toimitetaan Imagokuvalle käytössä olevan sähköpostipalvelun kautta. Lomakkeen tietoja ei tallenneta Webinaari-palvelun varsinaiseen sisällönhallintaan tai tapahtumatietokantaan.
Tietoja voidaan säilyttää Imagokuvan sähköpostijärjestelmässä niin kauan kuin pyynnön käsittely, mahdollisen asiakassuhteen valmistelu, asiakassuhteen hoitaminen tai lakisääteinen velvoite sitä edellyttää.
12. Tietosuojaselosteen muutokset
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää palvelun, henkilötietojen käsittelyn, käytettävien palveluntarjoajien tai lainsäädännön muuttuessa.
Ajantasainen tietosuojaseloste ja sen viimeisin päivityspäivä ovat saatavilla Webinaari-palvelussa.